So vermeiden Sie Stornierungen und optimieren Buchungen für Ferienunterkünfte

Ein erstklassiger Gästeservice fängt beim Buchungsvorgang an. Eine Buchung anzunehmen und einzuhalten ist der erste Schritt, um sicherzustellen, dass die Buchung Ihrer Unterkunft für Gäste eine einfache, positive und konsistente Erfahrung ist.

Als Gastgeber denken Sie immer darüber danach, welche Maßnahmen Sie ergreifen können, um Ihre Wunschgäste schon vor der Buchung anzusprechen – es gibt aber auch bewährte Vorgehensweisen zur Bearbeitung von eingehenden Buchungsanfragen. Von aktualisierten Unterkunftseinstellungen bis hin zu einem flexiblen Buchungsansatz: Lesen Sie weiter und erhalten Sie Tipps, wie Sie Ihr Inserat so einrichten, dass Sie eine hohe Annahmerate erzielen. Außerdem erhalten Sie Empfehlungen, wie Sie auf suboptimale Buchungsanfragen reagieren und Ablehnungen und Stornierungen vermeiden können.

Wenn Sie die Buchung eines Urlaubers stornieren, nachdem Sie diese bereits angenommen hatten, versetzt das nicht nur den Urlauber in eine schwierige Lage, sondern kann auch Ihre Platzierung in den Suchergebnissen beeinträchtigen und eine Gebühr nach sich ziehen. Es gibt einige Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um vermeidbare Stornierungen zu verhindern und Gästen ein angenehmes Buchungserlebnis zu bieten. Klar verständliche Stornobedingungen und eine Hausordnung für Ihr Inserat sind zwei Möglichkeiten, um Urlaubern von vornherein zu verdeutlichen, was sie erwarten können.


Berücksichtigen Sie bei der Ausarbeitung Ihrer Stornobedingungen auch die Vorlieben der Urlauber: Viele suchen vor allem nach Unterkünften, die flexible Stornobedingungen anbieten. Flexible Stornobedingungen einzurichten kann dazu führen, dass Ihre Unterkunft an Sichtbarkeit gewinnt und mehr Buchungen erhält.

• eine Steigerung des Nettobuchungswerts um mehr als 30% pro Jahr*
• eine über 10% höhere Konversionsrate*
• 3-mal so viele Inseratsaufrufe*
• 2-mal so viele Klicks auf das Inserat*

Für noch mehr Flexibilität bieten wir verschiedene Stornobedingungen für Gastgeber bei FeWo-direkt an. So können Sie Ihre bevorzugten datumsbasierten Stornobedingungen an die saisonale Nachfrage anpassen und die entsprechenden Richtlinien für den richtigen Zeitraum anwenden.

Eine klare Stornierungsfrist festzulegen kann Urlauber auch dazu ermutigen, ihre Reise sorgfältig zu planen, und Sie vor kurzfristigen Stornierungen schützen. Wenn Sie mit Sicherheit wissen, dass Sie eine Reservierung nicht annehmen können: Stornieren Sie aus Höflichkeit gegenüber dem Gast so bald wie möglich – so können Sie möglicherweise schlechte Bewertungen vermeiden.

Bedingungen aktualisieren

Wenn Sie eine Hausordnung festlegen und diese in Ihr Inserat aufnehmen, können Gäste einfacher verstehen, was in Ihrer Unterkunft erlaubt ist und was nicht – und zwar noch vor der Buchung. Sie ist also ein wichtiger Faktor, um sicherzustellen, dass die richtigen Gäste Ihre Unterkunft buchen. Kommunizieren Sie das Mindestalter für Ihren Hauptmieter, die maximale Belegung, Einschränkungen bezüglich Haustieren oder Kindern, Rauchervorgaben und mehr klar und deutlich. Wenn Urlauber Ihrer Hausordnung zustimmen, ist es sehr viel weniger wahrscheinlich, dass Sie im späteren Verlauf eine potenzielle Buchung stornieren müssen – und sollten sie nicht zustimmen, können sie nicht mit der Buchung fortfahren. 

Hausordnung erstellen

Es ist allgemein bekannt, dass die Buchungszahlen im Laufe eines Jahres schwanken können. Um sicherzustellen, dass Sie Ihre Unterkunft nicht unter Wert anbieten, sollten Sie Ihre Mietpreise und Ihren Mindestaufenthalt ebenfalls über das Jahr hinweg regelmäßig anpassen.

Um Buchungen zu optimieren, können Sie individuelle Mietpreise für die Hauptsaison, zu Feiertagen oder besonderen Veranstaltungen in Ihrer Umgebung, wie Sportereignisse oder ein Musikfestival, festlegen und während dieser Stoßzeiten generell einen höheren Preis verlangen. Manchmal bucht ein Urlauber Ihre Unterkunft für eine solche Stoßzeit, bevor Sie die Gelegenheit hatten, Ihre Preise zu aktualisieren. Richten Sie sich eine Erinnerung ein und legen Sie Mietpreise nach Möglichkeit zwischen 6 und 12 Monate im Voraus fest. Ihre Mietpreise frühzeitig und regelmäßig zu aktualisieren ist die beste Möglichkeit, in Zeiten hoher Nachfrage das Meiste aus Buchungen herauszuholen.

Wenn Sie eine Buchung nicht annehmen können, weil der angegebene Betrag nicht stimmt, bearbeiten Sie diesen einfach, passen Sie die Höhe der zu leistenden Zahlungen an und teilen Sie Ihrem Gast die Änderungen mit. Sie müssen die Buchung nicht ablehnen und eine neue basierend auf Ihren Aktualisierungen erstellen. Gestalten Sie den Buchungsvorgang für Ihre Urlauber so unkompliziert wie möglich.

Wenn für Ihre Unterkunft eine Mindestaufenthaltsdauer gilt, sollten Sie diese unbedingt festlegen. So verhindern Sie, dass Urlauber Ihre Unterkunft für weniger Nächte als von Ihnen gewünscht buchen können, was zu weiteren unnötigen Absagen und Stornierungen führen kann. Ziehen Sie in Betracht, Details zum Mindestaufenthalt in Ihrer Inseratsbeschreibung hervorzuheben, damit potenzielle Gäste diese Informationen sehen können, noch bevor sie die Verfügbarkeit im Kalender prüfen.

Mietpreiseinstellungen anpassen

Ihren Kalender für mögliche Buchungsanfragen auf dem aktuellen Stand zu halten ist ein weiterer wichtiger Schritt, um vermeidbare Stornierungen zu verhindern. Wenn Gäste versuchen, eine Unterkunft zu buchen, die zwar verfügbar aussieht, es aber nicht ist, sind sie möglicherweise frustriert und enttäuscht. Zeit dafür aufzuwenden, eine tolle Unterkunft auszusuchen, nur um dann zu erfahren, dass diese gar nicht verfügbar ist, ist schlicht und ergreifend eine schlechte Gästeerfahrung.

Sobald Ihr Kalender auf dem aktuellen Stand ist, sollten Sie nachprüfen, ob er die richtigen gesperrten und nicht buchbaren Daten anzeigt. So stellen Sie sicher, dass Ihr Inserat in den relevanten Suchergebnissen angezeigt wird und Urlauber keine Buchung für Daten anfragen oder vornehmen können, an denen Ihre Unterkunft nicht verfügbar ist. Es wäre zum Beispiel möglich, dass Sie Daten in Ihrem Kalender wegen Renovierungen, der persönlichen Nutzung Ihrer Unterkunft oder anderen Gründen sperren müssen.

Wenn ein Gast Ihre Unterkunft für ein Datum bucht, an dem diese nicht verfügbar ist, sollten Sie ihm nach Möglichkeit einen anderen Zeitraum anbieten. Wenn Sie dem Gast einen anderen Zeitraum anbieten, der für Sie beide akzeptabel ist, können Sie das Buchungsdatum ändern und so vermeiden, dass Sie die Buchung komplett ablehnen müssen. So erfüllen Sie auch die Erwartungen der Urlauber.

Kalenderdaten sperren

Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie eine Buchung annehmen können, fahren Sie vorerst mit der Bestätigung fort und sehen Sie sich später die Möglichkeiten zur Anpassung an – auch nach Eingang der Anfrage. Kommunizieren Sie mit dem potenziellen Gast, um für Transparenz zu sorgen, Vertrauen aufzubauen und weitere Informationen einzuholen. Wenn Sie den Urlauber kontaktieren und er innerhalb von 24 Stunden nicht auf Ihre Nachricht antwortet, sollten Sie in Betracht ziehen, die Buchung trotzdem anzunehmen, bevor die Anfrage abläuft. Wenn der Urlauber Ihrer Hausordnung nicht zustimmt, können Sie ihm mitteilen, dass Sie die Buchung nicht annehmen können, und ihn bitten, die Stornierung einzuleiten, damit er eine Erstattung erhält.

Urlaubern außergewöhnliche Erlebnisse zu bieten ist unser gemeinsames Ziel und der wichtigste Erfolgsfaktor für Ihr Unternehmen. Der Buchungsvorgang vermittelt dem Urlauber einen ersten Eindruck von Ihnen und ist ein zentraler Bestandteil der Gesamterfahrung. Eine tolle Unterkunft zu buchen fühlt sich wie ein Sechser im Lotto an. Und wenn die Urlauber profitieren, profitieren wir alle.