Los propietarios siempre están planteándose qué acciones pueden llevar a cabo antes de la reserva para asegurarse de atraer a los viajeros más adecuados, pero también hay prácticas recomendadas para gestionar las solicitudes de reserva a medida que van llegando. Cancelar la reserva de un viajero después de haberla aceptado no solo le causa problemas a este, también puede afectar a tu posicionamiento en los resultados de búsqueda y que se te aplique un cargo en consecuencia. Hay pasos que puedes seguir para evitar estas cancelaciones y ofrecer un proceso de reserva fantástico a los huéspedes.

Una experiencia de los huéspedes fantástica empieza ya en el proceso de reserva. Aceptar una reserva y comprometerse con ella es el primer paso para garantizar que la reserva de tu alquiler vacacional sea una experiencia sencilla, positiva y homogénea para los huéspedes.

Desde una configuración actualizada del alojamiento hasta normas del alojamiento precisas, a continuación te ofrecemos consejos que te ayudarán a configurar tu anuncio de forma que aumente la tasa de aceptación, así como recomendaciones para responder a aquellas solicitudes de reserva que no nos gustan del todo y evitar así rechazos y cancelaciones.

Mantener actualizado el calendario para posibles solicitudes de reserva es otro paso fundamental para evitar cancelaciones innecesarias. Si los huéspedes intentan reservar un alojamiento que parece disponible pero no lo está, pueden sentirse frustrados y decepcionados. Dedicar tiempo a elegir una casa bonita para darte cuenta luego de que no está disponible no es una experiencia agradable para un viajero.

Una vez que tu calendario esté actualizado, te recomendamos comprobar bien que muestre correctamente cuáles son las fechas bloqueadas y no disponibles. Así te asegurarás de que el anuncio aparezca en los resultados de búsqueda relevantes y que los viajeros no deban consultar sobre una reserva o solicitarla para los días en los que el alojamiento no esté disponible. Por ejemplo, puede que debas bloquear fechas en el calendario por obras de reforma, uso personal del alquiler vacacional u otros tipos de conflicto.

Si un huésped reserva el alojamiento para una fecha en la que no está disponible, puedes ponerte en contacto con él con un intervalo de fechas opcional. Si le ofreces unas fechas diferentes, podréis acordar el cambio de la fecha de la reserva y evitar rechazarla por completo. Además, también estarás respondiendo a sus expectativas de un servicio satisfactorio.

Bloquear fechas del calendario

Configurar las normas del alojamiento y añadirlas a tu anuncio ayuda a los huéspedes a entender qué se permite y qué no antes de reservar, y es un aspecto importante para garantizar que los huéspedes sean los más adecuados para tu alquiler vacacional. Establece los requisitos de edad con claridad para el arrendatario principal, así como la ocupación máxima, las condiciones con respecto a las mascotas o los niños, las políticas de fumadores, etc. Si los viajeros no aceptan las normas del alojamiento, no podrán continuar con la reserva y, si lo hacen, será menos probable que te veas obligado a cancelar una posible reserva más adelante. 

Elaborar las normas del alojamiento

Todos sabemos que el ritmo de las reservas fluctúa a lo largo del año. Si quieres asegurarte de obtener unos ingresos adecuados a la calidad de tu alojamiento, te recomendamos ajustar las tarifas y los requisitos de estancia mínima a lo largo del año.

A fin de optimizar las reservas, puedes añadir tarifas personalizadas en las temporadas de mayor afluencia, los periodos festivos o durante los eventos especiales de la zona, como un torneo deportivo o un festival de música, y cobrar más durante esos periodos pico. A veces, un viajero reservará tu alojamiento para uno de estos periodos antes de que hayas podido actualizar los precios. Para ello, lo mejor es configurar un recordatorio que te avise de ajustar las tarifas entre 6 y 12 meses antes, si es posible. Mantener las fechas actualizadas con la suficiente frecuencia y antelación es la mejor forma de sacar el máximo partido a las reservas cuando sube la demanda.

Si ves que no puedes aceptar una reserva porque el importe presupuestado es incorrecto, solo tienes que editar el presupuesto, ajustar el importe del pago y comunicar los cambios rápidamente al huésped. No es necesario rechazar la reserva y crear una nueva a partir de los cambios realizados. Hazlo siempre fácil para el viajero.

Si tienes un requisito de estancia mínima para tu alquiler vacacional, asegúrate de configurarlo debidamente. Así evitarás que los viajeros puedan reservar el alojamiento por menos noches de las deseadas, lo cual puede derivar en más cancelaciones y rechazos innecesarios. Plantéate también destacar los detalles sobre la estancia mínima en la descripción del anuncio para que los posibles huéspedes puedan ver fácilmente esta información antes de consultar la disponibilidad en el calendario.

Ajustar la configuración de las tarifas

Si no tienes claro si puedes aceptar una reserva, acéptala y explora las opciones disponibles para ajustarla, incluso después de la solicitud. Comienza una conversación con el posible huésped para generar transparencia, establecer confianza y obtener más información. En caso de que intentes ponerte en contacto con el viajero y este no responda a tu solicitud de más información dentro del periodo de 24 horas, plantéate aceptar la reserva de todas formas antes de que venza la solicitud. Después, si el viajero no acepta las normas del alojamiento, puedes comunicarle que no podrás respetar la reserva y pedirle que inicie el proceso de cancelación para obtener el reembolso correspondiente.

El objetivo principal de todos es ofrecer una experiencia de viaje excepcional, y es un aspecto esencial de tu negocio. El proceso de reserva es una presentación del viajero y una parte fundamental de la experiencia general del viaje. Cuando reservamos un alquiler vacacional extraordinario, a veces nos sentimos como si hubiéramos obtenido una victoria y, si lo viajeros ganan, ganamos todos.