Comment éviter les annulations et optimiser les réservations pour votre location de vacances

Une expérience client exceptionnelle commence dès le processus de réservation. Accepter une réservation et s’engager à l’honorer constitue la première étape pour veiller à ce que la réservation de votre hébergement soit une expérience aisée, positive et harmonieuse pour les voyageurs.

En tant qu’hôte, vous n’avez de cesse de vous interroger sur les solutions qui s’offrent à vous avant la réservation pour attirer les voyageurs idéaux. Cependant, il existe également de bonnes pratiques pour gérer les demandes de réservation que vous recevez. De la mise à jour des paramètres de votre hébergement à une approche flexible en matière de réservation, lisez ce qui suit pour obtenir des conseils qui vous aideront à configurer votre annonce pour obtenir un taux d’acceptation élevé, ainsi que des recommandations pour répondre aux demandes de réservation non optimales afin d’éviter les refus et les annulations.

En plus de mettre les voyageurs dans l’embarras, annuler une réservation après l’avoir acceptée peut avoir une incidence sur votre classement dans les résultats de recherche et engendrer des frais. Vous pouvez prendre certaines mesures pour prévenir les annulations évitables et offrir aux voyageurs une expérience de réservation exceptionnelle. Établir une politique d’annulation claire pour votre location de vacances et créer un règlement intérieur pour votre annonce sont deux moyens de définir les attentes des voyageurs en amont.u2028

En élaborant votre politique d’annulation, tenez compte des préférences des voyageurs : par exemple, les voyageurs recherchent souvent des hébergements proposant des conditions d’annulation flexibles. Configurer une politique d’annulation flexible peut accroître la visibilité de votre location de vacances et augmenter le nombre de réservations.

• Une augmentation de plus de 30 % de la valeur de réservation nette par an*
• Une augmentation de plus de 10 % du taux de conversion des réservations*
• 3 fois plus de vues sur les annonces*
• 2 fois plus de clics sur les pages des hébergements*

Pour plus de flexibilité, nous proposons aux hôtes Abritel diverses politiques d’annulation. Vous pouvez ainsi proposer la politique basée sur les dates de votre choix pour vous adapter à la demande saisonnière, afin d’appliquer la bonne politique d’annulation au bon moment.

En fixant clairement des périodes de pénalité en cas d’annulation, vous encouragez également les voyageurs à planifier soigneusement leur voyage, tout en vous protégeant des annulations de dernière minute. Si vous avez la certitude de ne pas pouvoir accepter une réservation, annulez-la le plus rapidement possible, par respect pour le voyageur : agir rapidement peut vous éviter un avis négatif.

Mettre à jour votre politique

En établissant un règlement intérieur et en l’ajoutant à votre annonce, vous aidez les voyageurs à comprendre ce qui est autorisé ou non dans votre hébergement avant qu’ils ne réservent. Il s’agit également d’un élément important pour veiller à attirer les voyageurs parfaits pour votre location de vacances. Précisez clairement l’âge requis pour le locataire principal, l’occupation maximale, les restrictions concernant les animaux de compagnie ou les enfants, votre politique non-fumeurs, etc. Si les voyageurs n’acceptent pas votre règlement intérieur, ils ne peuvent pas poursuivre la réservation, tandis que s’ils l’acceptent, vous serez beaucoup moins susceptible d’avoir à annuler une réservation potentielle par la suite. 

Créer un règlement intérieur

Nous avons tous conscience que les réservations peuvent fluctuer au cours de l’année. Pour vous assurer d’obtenir le juste prix pour votre hébergement, pensez également à ajuster vos tarifs et votre durée de séjour minimum tout au long de l’année.

Afin d’optimiser les réservations, vous pouvez ajouter des tarifs personnalisés pour la haute saison, les vacances, les fêtes ou les événements locaux (événement sportif, festival de musique, etc.) en proposant généralement un tarif plus élevé. Il peut arriver qu’un voyageur réserve votre hébergement pour une période de pointe avant que vous n’ayez eu le temps de mettre à jour vos tarifs. Programmez un rappel pour fixer vos tarifs 6 à 12 mois à l’avance, si vous pouvez le faire. Une mise à jour en temps voulu et fréquente de vos tarifs est le meilleur moyen de tirer le meilleur parti des réservations lors des pics de demande.

Si vous ne pouvez pas accepter une réservation en raison d’une indication de prix erronée, il vous suffit de modifier cette dernière, d’ajuster le montant du paiement et de communiquer rapidement ces changements au voyageur. Inutile de refuser la réservation et d’en créer une nouvelle avec vos mises à jour. Vous simplifiez ainsi les choses pour le voyageur.

Si vous exigez une durée de séjour minimum pour votre location de vacances, veillez à la fixer. Cela empêchera les voyageurs de réserver votre hébergement pour un nombre de nuits inférieur à ce que vous souhaitez ; vous éviterez ainsi davantage de refus et d’annulations inutiles. Pensez également à mettre en évidence les informations relatives au séjour minimum dans la description de votre annonce afin que les voyageurs potentiels puissent facilement les voir avant de vérifier les disponibilités sur le calendrier.

Ajuster les paramètres tarifaires

Il est par ailleurs essentiel, pour éviter les annulations inutiles, de tenir votre calendrier à jour en vue des demandes de réservation des voyageurs potentiels. Un voyageur qui tente de réserver un hébergement affiché à tort comme disponible peut être frustré et déçu : passer du temps à choisir un beau logement pour apprendre ensuite qu’il n’est pas disponible constitue une expérience peu agréable pour un voyageur.

Une fois votre calendrier mis à jour, vérifiez qu’il indique les bonnes dates bloquées et non réservables. Vous aurez ainsi l’assurance que votre annonce apparaîtra dans des résultats de recherche pertinents et que les voyageurs n’effectueront pas de demandes de renseignements ou de réservation pour les périodes où votre hébergement n’est pas disponible. Par exemple, il se peut que vous deviez bloquer des dates dans votre calendrier pour effectuer des travaux de rénovation, utiliser votre location de vacances à titre personnel ou pour d’autres raisons.

Si un voyageur réserve votre hébergement à une date qui n’est pas disponible, pensez à lui proposer d’autres dates. En lui proposant une autre période sur laquelle vous pouvez vous accorder, vous pouvez modifier les dates de la réservation et éviter de la refuser, tout en répondant aux attentes du voyageur.

Bloquer des dates du calendrier

Si vous ne savez pas si vous pouvez accepter une réservation, acceptez-la et étudiez les possibilités d’ajustement, même après la demande. Entamez une conversation avec le voyageur potentiel afin d’établir un climat de transparence et de confiance et pour obtenir plus d’informations. Si vous contactez le voyageur et qu’il ne répond pas à votre demande d’informations complémentaires dans le délai de 24 heures, vous avez la possibilité d’accepter quand même la réservation avant que la demande n’expire. Ensuite, si le voyageur n’accepte pas votre règlement intérieur, vous pouvez l’informer que vous ne pourrez pas honorer la réservation et l’inviter à initier la procédure d’annulation pour obtenir un remboursement.

Offrir une expérience de voyage exceptionnelle est notre raison d’être à tous et le cœur de votre activité. Le processus de réservation permet au voyageur de se familiariser avec vous en tant qu’hôte et constitue un élément essentiel de l’expérience de voyage globale. Réserver une location de vacances exceptionnelle véhicule un sentiment de victoire, et lorsque le voyageur est gagnant, nous le sommes tous.