In qualità di host, uno dei tuoi primi pensieri è cosa puoi fare ancora prima di ricevere prenotazioni per attirare l'interesse dei tuoi ospiti ideali, ma ci sono anche delle buone prassi per gestire le richieste di prenotazione appena arrivano. Cancellare una prenotazione dopo averla accettata crea difficoltà non solo ai viaggiatori ma anche a te, perché il tuo posizionamento nei risultati di ricerca rischia di risentirne e potresti dover pagare una penale. Esistono però vari modi per prevenire cancellazioni evitabili e offrire agli ospiti un'esperienza di prenotazione soddisfacente.

Un soggiorno straordinario inizia già dal processo di prenotazione. Accettare una prenotazione e impegnarsi a rispettarla è il primo passo per riservare agli ospiti un'esperienza piacevole, positiva e coerente presso la tua casa vacanza.

Per aspetti come l'aggiornamento delle impostazioni della struttura o la definizione di regole della casa chiare, leggi i nostri consigli per far sì che il tuo annuncio contribuisca ad aumentare il tasso di accettazione e per sapere come rispondere fin da subito alle richieste di prenotazione non ottimali, evitando rifiuti e cancellazioni. 

Tenere aggiornato il calendario è un'altra prassi fondamentale per evitare di dover cancellare inutilmente potenziali prenotazioni. Per gli ospiti può essere frustrante provare a prenotare una struttura che sembra disponibile ma in realtà non lo è. Dedicare del tempo a scegliere una casa splendida solo per poi scoprire che non è possibile soggiornarvi rovina tutta l'esperienza dei viaggiatori.

Una volta aggiornato il calendario, devi controllare che le vengano visualizzate correttamente. È importante per garantire che il tuo annuncio compaia come risultato solo se rientra nei criteri di ricerca dei viaggiatori e non porti a richieste di prenotazione proprio per i giorni non disponibili. Ad esempio, ricordati di bloccare le date in caso di lavori di ristrutturazione, utilizzo personale della casa vacanza o altri impedimenti.

Se un ospite prenota la struttura per una data in cui non è disponibile, contattalo per proporre un'alternativa. Trovando un intervallo di date che conviene a entrambi, ti basterà modificare la prenotazione senza doverla cancellare, e anche il viaggiatore sarà soddisfatto.

Blocca le date sul calendario

Stabilire una serie di regole della casa e aggiungerle all'annuncio permette agli ospiti di capire, ancora prima di prenotare, che cosa possono o non possono fare presso la tua struttura, e quindi se è l'ideale per loro. Chiarisci subito l'età minima dell'affittuario principale, il numero massimo di ospiti, le restrizioni su animali domestici o bambini, le politiche fumatori/non fumatori e tutto il necessario. Se i viaggiatori non accettano queste regole, non possono proseguire con la prenotazione. Senza contare che questa approvazione ridurrà il rischio di dover cancellare una potenziale prenotazione in un secondo momento. 

Crea le tue regole della casa

Tutti sappiamo che il flusso di prenotazioni varia nel corso dell'anno. Per farti pagare sempre il giusto, prova ad assecondarlo cambiando le tariffe e il soggiorno minimo richiesto a seconda del periodo.

Per ottimizzare le prenotazioni, puoi alzare le tariffe in concomitanza con l'alta stagione, le festività o eventi speciali nella tua zona (una manifestazione sportiva, un festival musicale). E, dato che volte i viaggiatori prenotano le strutture per questi periodi prima che tu abbia modificato le tariffe, imposta un promemoria per ricordarti di farlo con 6-12 mesi di anticipo. Aggiornare le tariffe spesso e tempestivamente è il modo migliore per ottenere il massimo dalle prenotazioni quando la domanda spicca il volo.

Se ti accorgi di non poter accettare una prenotazione per via della cifra che compare nel preventivo, modifica il preventivo e il relativo importo e avvisa subito all'ospite. Non occorre rifiutare la prenotazione e crearne una nuova con i dati aggiornati: cerca di semplificare il più possibile la comunicazione con il viaggiatore.

Se vuoi prevedere una durata di soggiorno minima per la tua casa vacanza, ricordati di impostarla. In questo modo, i viaggiatori sapranno già di non poter prenotare meno notti di quelle richieste, evitando cancellazioni e rifiuti non necessari. Eventualmente, evidenzia questo dettaglio già nella descrizione dell'annuncio, in modo tale che gli ospiti lo vedano chiaramente ancora prima di verificare la disponibilità sul calendario.

Modifica le tariffe

Se non hai la certezza di poter accettare una prenotazione, accettala comunque, poi prova a studiare le opzioni per modificarla, anche dopo che hai ricevuto la richiesta. Avvia una conversazione con il potenziale ospite per garantire la massima trasparenza, instaurare un rapporto di fiducia e raccogliere più informazioni. Se, dopo aver preso contatto, il viaggiatore non ti risponde entro 24 ore, valuta se accettare ugualmente la prenotazione prima della scadenza della richiesta. Inoltre, se il viaggiatore non accetta le tue regole della casa, comunica che non sarai in grado di onorare la prenotazione e chiedi di avviare la procedura di cancellazione per ottenere un rimborso.

Offrire un'esperienza di viaggio eccezionale è il nostro obiettivo comune e la base della tua attività. Il processo di prenotazione è una fase cruciale di questa esperienza, oltre che il biglietto da visita di ogni host. Poter soggiornare in una casa vacanza straordinaria è appagante per i viaggiatori e, se loro sono soddisfatti, lo siamo tutti.